Trưởng Phòng Hành Chính Toàn thời gian

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Trách nhiệm chính:

− Quản lý và điều hành các hoạt động hành chính:

• Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và giám sát toàn bộ các hoạt động hành chính của công ty, đảm bảo tuân thủ các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Tổng Giám đốc.
• Nghiên cứu, soạn thảo và trình phê duyệt các quy định, quy trình hành chính áp dụng trong công ty.
• Kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của công ty đối với tất cả các bộ phận và cá nhân.
• Phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện công tác quản lý nhân sự (trong phạm vi hành chính), đào tạo nội bộ.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các dịch vụ hành chính hỗ trợ cho hoạt động của các phòng ban khác.
• Quản lý việc sử dụng, bảo trì và bảo vệ tài sản của công ty.
• Tham mưu, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc các giải pháp liên quan đến lĩnh vực hành chính.
• Tham gia xây dựng và duy trì Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội của công ty.
• Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình hoạt động của phòng theo quy định.
• Đảm bảo tính pháp lý trong các hoạt động chuyên môn của phòng.

− Hoạch định và quản lý ngân sách hành chính:

• Tham gia xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của công ty.
• Lập kế hoạch và quản lý ngân sách hành chính hàng năm, đảm bảo hiệu quả chi phí.

− Quản lý cơ sở vật chất và tài sản:

• Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc và tài sản chung của công ty.
• Theo dõi việc sử dụng và bảo trì tài sản cố định (đất đai, nhà cửa, kiến trúc).
• Đảm bảo hoạt động ổn định và sửa chữa kịp thời các thiết bị, phương tiện thông tin liên lạc.

− Đảm bảo an ninh, an toàn và trật tự:

• Điều hành công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn, kỷ cương trong toàn công ty.
• Kiểm soát khách ra vào, duy trì việc thực hiện nội quy lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ.

− Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật:

• Tiếp nhận, xử lý, phân phối và lưu trữ công văn, tài liệu theo đúng quy định.
• Xây dựng và giám sát việc thực hiện quy định về bảo mật thông tin.
• Quản lý và sử dụng con dấu của công ty đúng quy tắc và pháp luật.

− Tổ chức các sự kiện và hoạt động:

• Phục vụ công tác lễ tân, khánh tiết, chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện của công ty (lễ khởi công, khánh thành, hội nghị, tiệc, v.v.).
• Tổ chức thăm hỏi, hiếu hỷ.

− Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp:

• Tổ chức đào tạo, tuyên truyền, phổ biến các giá trị văn hóa của công ty.
• Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

− Quản lý đội ngũ nhân viên hành chính:

• Phân công công việc, hướng dẫn, giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong phòng.
• Đảm bảo nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy định của công ty.

− Các nhiệm vụ khác:

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Tổng Giám đốc.
• Phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện các mục tiêu chung của công ty.
• Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

−        Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành liên quan (Quản trị Kinh doanh, Hành chính – Văn phòng, Luật, v.v.).

−        Có ít nhất [số năm] kinh nghiệm ở vị trí tương đương, ưu tiên có kinh nghiệm quản lý.

−        Am hiểu về các quy định pháp luật liên quan đến hành chính, văn thư, lưu trữ.

−        Kỹ năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức và giám sát tốt.

−        Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề hiệu quả.

−        Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian tốt.

−        Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

−        Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt.

−        Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc..

PHÚC LỢI

QUYỀN LỢI:

−        Cơ hội huấn luyện: Được tham gia các khóa đào tạo cho cấp quản lý công ty

−        Đồng nghiệp: thân thiện, làm việc trách nhiệm, chăm chỉ

−        Phúc lợi:

• Xét tăng lương, thưởng hằng năm
• Ngày nghỉ: 12 ngày phép năm + 1 ngày nghỉ sinh nhật
• Cơ hội thăng tiến cao, lộ trình thăng tiến rõ ràng và minh bạch
• Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Bộ Luật lao động (BHXH, BHYT, BHTN…)
• Chế độ chăm sóc sức khỏe hằng năm cho nhân viên và Bảo hiểm nhân thọ
• Du lịch, Teambuilding hằng năm

−        Mức lương: Thỏa thuận/ Phụ cấp khác: Phụ cấp công ty.