Document Controller Toàn thời gian

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Mục tiêu công việc

Đảm bảo quản lý, lưu trữ, kiểm soát và phân phối tất cả các tài liệu của dự án (kỹ thuật, hợp đồng, pháp lý, nội bộ…) một cách chính xác, đúng thời hạn và tuân thủ quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ của Mace và yêu cầu của khách hàng.

2. Nhiệm vụ chính

• Quản lý hệ thống tài liệu nội bộ (EDMS như Aconex, Asite, BIM 360 hoặc hệ thống riêng của Mace):
• Đăng tải, phân loại, mã hóa, và lưu trữ tài liệu theo đúng chuẩn đặt ra.
• Đảm bảo tất cả các tài liệu được đánh số, phiên bản hóa và cập nhật đầy đủ.
• Kiểm soát luồng tài liệu đến và đi:
• Theo dõi và điều phối các tài liệu được phát hành từ các bên liên quan: nhà thầu, tư vấn, chủ đầu tư…
• Kiểm tra mức độ hoàn chỉnh trước khi chuyển đến các nhóm liên quan để xem xét, phê duyệt.
• Lưu trữ và truy xuất tài liệu:
• Thiết lập hệ thống lưu trữ có cấu trúc rõ ràng, dễ truy xuất cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử.
• Quản lý hồ sơ bàn giao, biên bản nghiệm thu, bản vẽ As-built, hồ sơ hoàn công…
• Báo cáo và tuân thủ:
• Cập nhật các bảng theo dõi (document logs, transmittal logs) định kỳ.
• Hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và bên ngoài liên quan đến tài liệu dự án.
• Đảm bảo tất cả tài liệu tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng của Mace Group và yêu cầu ISO 9001.
• Hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án:
• Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị tài liệu phục vụ họp, báo cáo tiến độ, hồ sơ trình duyệt…

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

3. Yêu cầu năng lực

• Trình độ học vấn: Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Hành chính, Quản lý xây dựng hoặc liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong lĩnh vực xây dựng hoặc các dự án EPC/FIDIC lớn.
• Kỹ năng:
• Sử dụng thành thạo các hệ thống quản lý tài liệu (như Aconex, Asite…).
• Kỹ năng tổ chức, lưu trữ và quản lý dữ liệu tốt.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tính bảo mật cao.
• Kỹ năng tiếng Anh chuyên ngành xây dựng tốt (đọc hiểu và viết email).

4. Phẩm chất cá nhân cần có

• Tinh thần trách nhiệm cao, làm việc độc lập.
• Khả năng làm việc trong môi trường nhiều áp lực và đa văn hóa.
• Tư duy hệ thống, logic, và luôn theo sát quy trình kiểm soát chất lượng.

PHÚC LỢI