Văn hoá giao tiếp qua Email tại ATAD là một trong những biểu hiện của Văn hoá doanh nghiệp, thể hiện qua cách tiếp nhận và ứng xử với thông tin. Đây là một hoạt động mà mọi nhân viên ATAD phải thực hiện thường xuyên để giải quyết công việc hằng ngày. Văn hóa giao tiếp qua Email tại ATAD đã ngày càng hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn, bộ quy chuẩn về văn hóa Email đã được xây dựng và ban hành vào năm 2016. Nội dung chi tiết các hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện một email đúng quy chuẩn.
Ở đây, có vài điểm mà trong phối hợp công việc bạn có thể chú ý thực hiện để đảm bảo rằng thông tin được thông suốt và sự kết nối trở nên bền vững, đảm bảo mọi công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất, cụ thể như sau:
- Khi nhận được email, phải phản hồi đã nhận email và xác nhận thời gian hoàn thành công việc.
- Đối với các email cần chú ý hay cần phản hồi gấp, phải gọi điện, nhắn tin để người nhận biết email đã gửi. Việc gửi email chỉ hoàn thành khi người nhận phản hồi đã nhận đầy đủ thông tin để triển khai.
- Khi email có nội dung yêu cầu thông tin công việc, cần gửi email: xác nhận đã nhận email, bổ sung các thông tin còn thiếu và phản hồi thời gian hoàn thành công việc.
- Các email báo cáo – mặc dù có đính kèm file báo cáo, phải có lời giới thiệu tóm tắt các nội dung chính, quan trọng của báo cáo để người nhận dễ dàng theo dõi và nắm bắt nội dung nhanh chóng.
- Trong thời gian 24 giờ người nhận phải có nhiệm vụ trả lời email đến người gửi. Nếu nội dung trả lời cần thời gian để xử lý thì cũng phải trả lời xác nhân rằng đã nhận email và hẹn thời gian trả lời đầy đủ các nội dung còn lại.
